Kokybiškai suplanuotas perėmimas padeda užtikrinti tris svarbiausius dalykus: organizacijos veiklos tęstinumą, IT aplinkos saugumą ir aiškią atsakomybę už kiekvieną jos sritį. Todėl šis procesas prasideda gerokai anksčiau nei perėmimo dieną.
Trumpai, IT infrastruktūros perėmimą sudaro penki etapai: pirminis aplinkos įvertinimas, perėmimo plano sudarymas, saugus prieigų perdavimas, išsamus infrastruktūros auditas bei nuolatinės stebėsenos ir priežiūros pradžia.
Kodėl IT infrastruktūros perėmimas prasideda dar prieš keičiant paslaugų teikėją?
Dar prieš perėmimą reikia suprasti, kaip veikia organizacijos IT aplinka ir kurios jos dalys yra svarbiausios kasdienei veiklai.
Pirminio įvertinimo metu surenkama informacija apie:
- darbuotojų darbo vietas ir naudojamą programinę įrangą;
- fizinius bei virtualiuosius serverius;
- tinklo įrangą, interneto ryšį ir VPN sprendimus;
- debesijos paslaugas ir verslui svarbias sistemas;
- administratorių, vartotojų ir technines paskyras;
- atsargines duomenų kopijas ir jų atkūrimo galimybes;
- IT įrangos, licencijų bei kitų sprendimų tiekėjus;
- neišspręstus incidentus ir žinomas IT rizikas;
- esamas atsakomybes bei pagalbos teikimo tvarką.
Šiame etape atliekamas pirminis situacijos vertinimas, vyksta konsultacijos su organizacija ir nustatoma būsima IT valdymo kryptis. Taip atskiriami veiksmai, kuriuos būtina atlikti perėmimo dieną, nuo darbų, kuriuos saugiau suplanuoti vėlesniam laikui.
Kuo daugiau aktualios informacijos surenkama iš anksto, tuo mažesnė tikimybė, kad keičiant IT paslaugų teikėją bus prarasta svarbi prieiga, nepastebėta kritinė sistema ar sutrikdyta darbuotojų veikla.
Kaip vyksta IT infrastruktūros perėmimas?
1. Pasiruošimas ir perėmimo plano sudarymas
Remiantis surinkta informacija parengiamas perėmimo planas. Jame nustatoma:
- kokios IT aplinkos sritys perduodamos naujam paslaugų teikėjui;
- kurie veiksmai turi būti atlikti pirmiausia;
- kas atsakingas už konkrečias sistemas ir sprendimus;
- kaip bus perduodamos administracinės prieigos;
- kada bus uždaromos ankstesnio tiekėjo paskyros;
- kaip bus tikrinamas svarbiausių sistemų veikimas;
- kaip darbuotojai kreipsis IT pagalbos po perėmimo;
- kaip bus reaguojama į galimus sutrikimus.
Jeigu įmanoma, perėmimo planas derinamas ir su ankstesniu paslaugų teikėju. Tai padeda sklandžiau perduoti techninę informaciją, dokumentaciją bei atsakomybes.
2. Perėmimo diena: prieigų ir sistemų kontrolė
Perėmimo dieną svarbiausias tikslas – saugiai perduoti IT aplinkos valdymą ir kartu išlaikyti organizacijos veiklos tęstinumą.
Pirmiausia sukuriamos ir patikrinamos naujo paslaugų teikėjo vardinės administratorių paskyros. Tik įsitikinus, kad naujos prieigos veikia, galima uždaryti ankstesnio tiekėjo paskyras.
Perėmimo dieną paprastai:
- sukuriamos vardinės administratorių paskyros;
- patikrinamos administracinės ir avarinės prieigos;
- pakeičiami bendrinamų administracinių paskyrų slaptažodžiai;
- peržiūrimas kelių veiksnių autentifikavimas (MFA);
- atnaujinami paskyrų atkūrimo kontaktai;
- panaikinamos ankstesnio paslaugų teikėjo prieigos;
- patikrinamas svarbiausių sistemų, ryšio ir paslaugų veikimas;
- užfiksuojami atlikti pakeitimai ir likę neatsakyti klausimai.
Tokia veiksmų seka padeda išvengti situacijos, kai ankstesnės prieigos jau išjungtos, tačiau naujos dar nėra tinkamai paruoštos.
3. Pirmoji savaitė: išsamus IT infrastruktūros auditas
Gavus reikalingas prieigas atliekamas išsamus IT infrastruktūros auditas. Pirminis vertinimas padeda suplanuoti perėmimą, o detalus auditas leidžia tiksliai nustatyti realią IT aplinkos būklę.
Audito metu:
- inventorizuojama naudojama įranga ir programinė įranga;
- tikrinami operacinių sistemų bei programų atnaujinimai;
- peržiūrimos vartotojų ir administratorių prieigos;
- vertinama tinklo, serverių ir darbo vietų būklė;
- tikrinama atsarginių kopijų kūrimo tvarka;
- vertinamos saugumo priemonės ir galimos pažeidžiamos vietos;
- fiksuojamos pasenusios, nebenaudojamos ar nedokumentuotos sistemos;
- diegiami valdymo ir stebėsenos įrankiai;
- pradedama rengti arba atnaujinti IT dokumentacija.
Audito metu nustatytos problemos suskirstomos pagal svarbą. Kritinės rizikos sprendžiamos pirmiausia, o mažesnio prioriteto darbai įtraukiami į tolesnį IT vystymo planą.
4. Nuo antrosios savaitės: nuolatinė stebėsena ir priežiūra
Po pirminio perėmimo prasideda nuolatinė IT priežiūra. Jos pagrindą dažnai sudaro RMM (angl. Remote Monitoring and Management) sprendimai.
RMM – tai nuotolinės stebėsenos ir valdymo įrankiai, leidžiantys centralizuotai prižiūrėti organizacijos darbo vietas bei serverius. Naudojant šiuos sprendimus galima:
- stebėti įrenginių ir sistemų būklę;
- gauti pranešimus apie galimus sutrikimus;
- centralizuotai diegti atnaujinimus;
- automatizuoti pasikartojančias administravimo užduotis;
- matyti įrenginių techninius rodiklius;
- greičiau reaguoti į pastebėtas rizikas.
RMM nepakeičia IT specialistų darbo, tačiau suteikia jiems daugiau matomumo ir leidžia problemas pastebėti anksčiau, nei jos pradeda trikdyti darbuotojų veiklą.
Priklausomai nuo pasirinktos paslaugos apimties, nuolatinė priežiūra gali apimti darbo vietų priežiūrą, tinklo, serverių, vartotojų paskyrų, atnaujinimų ir kitų IT infrastruktūros sričių valdymą.
5. Pirmasis mėnuo: standartai, atsakomybės ir vystymo kryptis
Per pirmąjį bendradarbiavimo mėnesį sukuriamas nuolatinės IT priežiūros pagrindas.
Šiame etape:
- nustatomi IT priežiūros ir saugumo standartai;
- sudaroma arba atnaujinama infrastruktūros dokumentacija;
- apibrėžiama darbuotojų kreipimosi į IT pagalbą tvarka;
- nustatomi incidentų prioritetai ir eskalavimo procesas;
- suplanuojamas atnaujinimų diegimas;
- sutvarkomas darbuotojų priėmimo ir išėjimo prieigų procesas;
- apibrėžiamos atsakomybės už kiekvieną IT aplinkos sritį;
- parengiamas prioritetinis infrastruktūros tobulinimo planas.
Taip pereinama nuo pavienių problemų sprendimo prie nuoseklaus IT valdymo.
Kaip perėmimo metu užtikrinamas veiklos tęstinumas?
Visiškai pašalinti kiekvieno sutrikimo rizikos neįmanoma, tačiau tinkamas pasiruošimas leidžia ją reikšmingai sumažinti.
Tam svarbu:
- iš anksto sudaryti kritinių sistemų ir paslaugų sąrašą;
- svarbesnius pakeitimus atlikti sutartu laiku;
- prieš panaikinant senas prieigas patikrinti naujas;
- turėti atsakingų asmenų ir tiekėjų kontaktus;
- numatyti veiksmus, jei pakeitimą reikėtų atšaukti;
- patikrinti, ar kuriamos atsarginės kopijos;
- suderinti atsarginių kopijų atkūrimo testavimo planą;
- informuoti darbuotojus, kaip perėmimo metu ir po jo gauti IT pagalbą.
Svarbu tikrinti ne vien tai, ar sistema šiuo metu pasiekiama. Reikia įsitikinti, kad žinoma, kas atsakingas už jos priežiūrą, kaip registruojamas sutrikimas ir kokių veiksmų būtų imamasi kritinio incidento atveju.
Koks turėtų būti IT infrastruktūros perėmimo rezultatas?
Po perėmimo organizacija turėtų turėti:
- aiškų naudojamos IT įrangos ir sistemų vaizdą;
- patikrintas ir tinkamai valdomas administracines prieigas;
- apibrėžtas IT paslaugų teikėjo, vidinės komandos ir kitų tiekėjų atsakomybes;
- veikiančią infrastruktūros stebėseną;
- aiškią incidentų ir darbuotojų užklausų valdymo tvarką;
- įvertintą atsarginių duomenų kopijų būklę;
- prioritetinį nustatytų rizikų ir tolesnių darbų planą;
- atnaujintą arba pradėtą rengti IT dokumentaciją.
Dažnai didžiausią pokytį sukuria ne didelės investicijos, o tvarka, matomumas ir aiški atsakomybė. Būtent tai leidžia organizacijai priimti pagrįstus sprendimus ir pasitikėti savo IT aplinka.
Ką įvertinti renkantis naują IT paslaugų teikėją?
Keičiant IT paslaugų teikėją verta vertinti ne tik paslaugų kainą ar apimtį. Potencialiam partneriui naudinga užduoti šiuos klausimus:
- Ar bus parengtas aiškus infrastruktūros perėmimo planas?
- Kas koordinuos perėmimą ir bus atsakingas už jo eigą?
- Kaip bus perduodamos ir apsaugomos administracinės prieigos?
- Kada bus panaikintos ankstesnio tiekėjo paskyros?
- Kaip bus tikrinamas svarbiausių sistemų veikimas?
- Ar bus įvertintos atsarginės kopijos ir atkūrimo galimybės?
- Kokią dokumentaciją gaus organizacija?
- Kaip po perėmimo bus vykdoma stebėsena ir incidentų valdymas?
- Ar paslaugų teikėjas galės koordinuoti kitus IT ir programinės įrangos tiekėjus?
- Kaip bus planuojamas tolesnis IT infrastruktūros vystymas?
Aiškūs atsakymai į šiuos klausimus leidžia suprasti, ar tiekėjas pasirengęs ne tik šalinti gedimus, bet ir nuosekliai valdyti organizacijos IT aplinką.
